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  • 1. Assemblés les 28-29 avril 2007.

    Présents: Mike Miller, Michael Fuller, Martin McLeod, Cas Wolan, Domagoj Juretic, Troy Withmore, Charles Mathieson

    Absents: Gerry Grossnegger, Bruce Busby

    Assemblée convoquée à 09:30

    • a. Introductions
    • -Lecture d'une note sur l'absence de Gerry Grossnegger. La note nous informe aussi de la démission de Gerry.
      -L'assemblée sera présidée par Mike Miller.
      -Décision fut prise d'accomplir l'ordre du jour.

    • b. Horaire
    • -L'horaire est déterminé au fur et à mesure et sera ajusté durant la fin de semaine.

    • c. Changements à l'ordre du jour
    • -Ajout d'une discussion sur l'article 7b2 (prévue pour dimanche 13:30)
      -Ajout d'une discussion d'une demi-heure sur la copie écrite du budget suivi de son approbation dimanche à 10:30
      -Ajout des rapports des directeurs à 13:30 dimanche
      -Motion de reconnaître les contributions de Gerry Grossnegger dans ses rôles multiples à l'ACVL, incluant celui de président.
      Motion par Michael Fuller secondée par Cas Wolan. Passée à l'unanimité.

    • d. Procès-verbal de l'assemblée précédente

      -Nous devons essayer d'avoir une version écrite du procès-verbal pour les assemblées des prochaines années.
      -Il y a des omissions au sujet de l'approbation du comité commercialisation.
      -Après correction, Michael Fuller propose d'approuver le procès-verbal. Secondé par Mike Miller. Passée à l'unanimité

    • e. Décisions soulevées par le procès-verbal
    • -Marchandisage est à discuter dans le rapport du directeur administratif
      -(Troy) Vérifier la valeur des signatures électroniques des décharges de responsabilités

    • f. Rapport des présidents:
    • -Pas de rapport de Gerry Grossnegger avec deux articles importants manquants, dispenses pour habiletés spéciales et le programme de Compensation des bénévoles.

    • h. Présentation des faits de fin d'année (by Charles Mathieson)

      -Profit net de 15 000$
      -Total en espèces + compte de banque: 30 656.92$
      -Total actif 135 822.12$
      - (Dom) Suivi de cotisation annuelle impayée en 2006: Yannick Messier
      -Trop-perçus gardés par le directeur administratif (D.A.) et comptés comme dons
      -Trop-perçus devraient être réglés par un remboursement immédiat, précédé d'un appel par le D.A.
      -Moins-perçus ne devraient pas être acceptés jusqu'à ce que le montant correct soit envoyé, que ce soit par une école ou un membre
      -(Quinn) Les deux questions ci-dessus devraient être entrées dans la SOP 350-0 (politique de crédit, 11) Proposé par Cas Wolan, Secondé par Domagoj Juretic, Passée à l'unanimité. Ajouté à la SOP 350 articles 11 et 12 (2008-04-28).
      -Les comptes recevables précédant avril 2006 seront une perte sèche traités comme dette non recouvrable.
      -Les certificats de placement garanti TD se montent à 82 620.66$ au taux de 3.45%

      Pause

      -Faits budgétaires comparés par article
      -Montant sans catégorie de 3 667.12$ à vérifier avant l'expert-comptable
      -Rapprochement de comptes Paypal est un gros travail, il doit correspondre à la base de donnée. Charles veut automatiser la procédure.
      -Procédure d'enregistrement/cotisation annuelle d'un membre expliqué par Charles et Troy
      -Charles propose avoir Sharon ou Troy entrer les infos nécessaires afin qu'il (Charles) n'ait pas à tout entrer à nouveau réduisant donc le travail de rapprochement des comptes factuels et de la base de donnée. Il veut inclure Paypal dans cette intégration.
      -AYPH devrait être inclut dans la BCHPA (au budget)
      -Jamie Christensen Award fut décerné en 2006 mais pas de remboursements payés
      -Rapprochement de comptes du salaire du D.A. avec 1 148.77$ en question. Chevauchement probable puisque John Burk est resté durant la transition + dépenses d'affaires possibles
      -Autre dépense de bureau de 2 649.99$ inclut une nouvelle imprimante
      -Tous les actifs de bureau de plus de 500$ devraient être dans la liste d'actifs qui déprécient
      -(Quinn) L'article précédent est à ajouter à la SOP 350 (ligne 3d). Ajouté à la SOP 350 article 3d (2008-04-28).
      -Le concours en ligne OLC est à revoir considérant le système Leonardo de plus en plus populaire
      -Le magazine PARAGLIDER a fait un petit profit mais il sera transféré au magazine XC
      -Promotion et commercialisation: Nous nous unissons à SOURCES (170$) mais ne renouvellerons pas.
      -Autocollant pare-chocs - coût de 1300$. Les 5 487$ incluaient 4 000$ donné à l'étude de la BCHPA.
      -(Charles) Les 4000$ à la BCHPA devraient se trouver dans la section études
      - Payer 250$ à Janet Mochard (par consensus)

      - Note de service à tous les membres des comités disant que le D.A. doit approuver toutes les dépenses d'un comité.
      -(Charles) Payer la totalité des montants dus à Serge Lamarche (750$) (par consensus)
      -(Dom) Fonds de l'équipe mondiale: Parler à Nicole et évaluer les besoins de l'équipe parapente.

      -Discussion pour distinguer les Fonds de l'équipe mondiale provenant des commissions récoltées aux compétitions sanctionnées (nous avons 2000$ de disponible pour ça) et du fond de dotation.
    • Casse-croûte (avec temps de vol non-approuvé)

    • i. Budget de fonctionnement (Discussion avec Charles Mathieson)

      -Charles propose de séparer le montant d'intérêt du fond de celui du capital pour une meilleure référence visuelle.
      -Discussion sur les façons d'augmenter les revenus publicitaires du magazine Air
      -(Troy) de prendre l'initiative d'augmenter ces revenus de 1000$ à 2500$
      -(Quinn) retours de chèques sans provisions - frais de 10$ à la partie en faute. A ajouter à la SOP 350 (11a). Par consensus. Ajouté à la SOP 350 article 11a (2008-04-28).
      -Correction du total des frais d'assurance dans la documentation de 2200$ à 2500$
      -Réduction du HOLC de 250$ à 150$
      -(Troy) Demander Gerry au sujet des revenus Café Press et vérifier les liens possibles avec les revenus Paypal orphelins
      -(Charles) Ajouter revenus associés de 2394$ aux revenus AQVL de 23 638$

      -AQVL cotisations membres familiaux budgétés de 500$
      -BCHPA cotisations membres familiaux budgétés de 2500$
      -OHPA cotisations membres familiaux budgétés de 0$
      -AHPA cotisations membres à part entière budgétés de 12 000$
      -AQVL cotisations membres à part entière budgétés de 26 000$
      -HPAAC cotisations membres à part entière budgétés de même$
      -OHPA cotisations membres à part entière budgétés de 10 000$
      -SHPA cotisations membres à part entière budgétés de 1250$
      -MHPA cotisations membres à part entière budgétés de ?

      -(Troy) vérifier les souscriptions des bibliothèques au magazine Air
      -(Charles) ajouter le magazine Air en option à l'AQVL – 40$ à ajouter au second magazine en option, 40$ + 800$ = 840$
      -(Troy) Contacter James Keller pour renégotier. Si besoin est, nous pourrions aller à 1000$ par numéro
      -Dépenses totales du magazine Air changées à 10 200$
      -Dépenses de l'assemblée annuelle des directeurs - montant budgétaire changé à 6000$
      -Frais de vérifications comptables au budget, augmenté de 300$ à 700$
      -Concours en ligne OLC, frais changés de 200$ à 120$
      -(Charles) Ajout du OLC à l'article du budget appelé Subventions (Grants)
      -Promotion et commercialisation seraient augmentés au montant budgété de 8000$ (par consensus)
      -Frais de traductions seraient augmentés à 2000$ au budget (par consensus)
      -3000$ don à Philippe Chevalier à ajouter au total des Subventions
      Donc 3000$ à ajouter à la subvention de l'étude du BCHPA 4000$ pour un total de 7000$ en subventions
      -Discussion sur une baisse possible de la cotisation annuelle. Status quo (par consensus)
      -Discussion sur l'allocation possible de fonds au programme incitatif bénévoles (Un renouvellement annuel gratuit? Un gaminet gratuit?)
      -(Dom+Michael) Travailler sur une lettre et un certificat de reconnaissance pour services rendus
      -(Dom) Traductions et traducteurs: Voir si des subventions gouvernementales sont disponibles en plus du 2000$/an au budget.
      -(Dom) Voir à une structure de coût par mot pour les traductions.
      -(Dom - Comité National de Conservation et Développement de Sites) Voir le coût de traduction de l'étude de la BCHPA.
      -Assemblée du Conseil de l'instruction (CI) en personne tel que demandé par le directeur du CI sera remis jusqu'à ce que considéré absolument nécessaire.

      -Cartes IPPI au budget à 180$
    • j. Rapport du Directeur Administratif (par Troy Withmore) (samedi 17:30)

      -(Dom) Contacter Jocelyn Lapointe # 1530 au sujet de renouvellement.
      -(Michael) Travailler avec Troy pour avoir un article écrit par un pro et l'avoir publié les magazines En Route (Air Canada) et de West Jet.
      -(Troy) Rapatrier toutes les infos de Café Press de Gerry. Nous avons besoin de voir les chiffres.
      -(Troy) Les changements à nos règles internes doivent être prêtes pour un vote en ligne à notre assemblée générale annuelle (AGA).
      -(Michael) Considérer la création d'un calendrier ACVL sur Google.

    • k. Rapport du Air

      -(Martin) essaiera de trouver les vieux magazines air pour les envoyer à l'équipe internet pour les transformer en PDF et les afficher en ligne.
      -(Troy) essaiera de trouver une corporation intéressée à publiciser afin d'augmenter nos revenus.
      -(Troy) va magasiner les prix pour augmenter notre contenu en couleur.

    • l. Survol

      -(James et Anne-Sophie) Echange des meilleurs articles entre Air et Survol à traduire dans l'autre. Articles choisis par les éditeurs. + échanges réguliers d'articles. Les deux meilleurs articles de l'année pourraient valoir une cotisation annuelle.

    • m. Rapport de sécurité
    • -(Quinn) Ecrit un rappel de l'importance de rapporter les accidents.

      Assemblée suspendue à 19:10

      Assemblée reprise dimanche à 09:30

      Rapports (suites)

    • n. CIVL
    • - Pas de rapport

    • o. Ecussons et Records
    • -(Cas) Faire suivre infos à l'équipe internet pour qu'ils ajoutent une page en ligne sur les reconnaissances sportives.
      -(Cas) Ecrire un article dans le Air au sujet des reconnaissances sportives.
      -(Cas) Prendre et garder contact avec Bruce Carter ou son successeur à l'Aéro Club du Canada.
      -(Michael) Dire à Vincene qu'elle devrait produire un bilan au sujet des écussons pour fins de vérification des comptes.

    • q. Rapport de Compétitions
    • -(Charles) Si de l'argent est ajouté au fond de l'équipe mondiale, ça devrait se retrouver sous Subventions et non sous fond de l'équipe mondiale

    • r. Rapport d'assurance
    • -(Cas) Demander à Gregg s'il est possible d'inclure une assurance-voyage dans notre police d'assurance des membres.
      -Demander à Gregg pour une couverture des administrateurs provinciaux en égard de leurs responsabilités administratives
      -Cas contactera le successeur possible de Gregg.

    • s. Rapport de notre représentant à Transports Canada (TC)
    • -Le conseil de l'instruction (CI) examine et examinera comment remplacer le HAGAR par notre propre examen ACVL.
      -Le CI doit s'assurer de garder André impliqué dans toutes discussions concernant le futur du HAGAR.
      -Le Conseil de l'instruction doit faire une proposition plus précise et formelle à André pour qu'il puisse la présenter à TC.
      -(Martin) va demander à André d'examiner comment les autres pays s'arrangent avec l'instruction et les examens des règlements aériens.
      -(Troy) enverra deux lettres de plaintes à André au sujet des obstacles que posent les examens HAGAR.

    • t. Disciplinaire
    • Sur la table

    • u. Représentant à l'Aéroclub du Canada
    • Pas de rapport (Steward M.)

    • v. Légal
    • (Dom) Travailler avec Mark K. pour obtenir un avis légal sur la valeur des décharges de responsabilité selon le code civil du Québec.

      Pause (11:15)

    • w. Rapport du Conseil de l'instruction (CI)
    • -Pas de rapport d'Eric
      -Le CI devrait se référer aux notes de l'assemblée ad hoc du CI qui s'est tenue le 27 avril à Pemberton
      -(CA) Renvoi de la motion de Bruce sur le retrait du HAGAR pour éviter de créer un vide avant d'avoir un remplacement.
      -(Michael) fera un questionnaire pour obtenir les vues des instructeurs canadiens. Il enverra alors une copie à Eric pour traduction et le faire remplir par les instructeurs du Québec. Michael a envoyé les notes au président du CI. Une période de un mois sera donnée aux instructeurs pour y répondre. Le sondage devrait être envoyé aux instructeurs par la poste normale (tous ou seulement ceux sans courriels?).
      -Dispenses pour habiletés spéciales: à être considéré par le CI
      -Premiers soins par procuration: Le CI est contre

    • l) (suite) Revue du budget (revisité)
    • -Ecussons: (Charles) contacte Vincene pour voir comment il peut réduire quelques irritants.

      -Subvention de l'équipe mondiale: (Charles) Le 1300$ restant du montant de 2000$ devrait être ajouté sur la ligne des subventions.
      -Statut Charitable: (Charles) vérifiera l'impact du statut charitable sur la récupération de la TPS.
      -(Charles) va magasiner pour un nouveau logiciel de comptabilité
      -(Charles) nouvelles lignes ajoutées au budget: FAI----1000$ Ecussons----15$
      -(Charles) s'occupera des faits comptables de fin d'année
      -(Cas) vérifiera si Evelyn veut continuer à être notre expert-comptable.
      -(Charles) trouvera un autre expert-comptable si Evelyn ne veut plus.
      (article réglé en choisissant Jorgensen and Bickerton)

      -Motion pour approuver (le budget?) fait par Michael et secondé par Martin (unanime)

    • w. Rapport de l'équipe internet
    • -(Nouveau Président) Lettre de remerciement du président à Judith Newman pour des années de loyaux services (comme partie de notre nouveau programme de reconnaissance).

    • y. Rapports de l'équipe internet
    • -(Quinn) Révisions des DPR et mises à jour soulevées dans le procès-verbal.
      -S'assurer que l'équipe internet connait le budget de traduction et la disponibilité de Serge Lamarche à taux fixe par mot.
      -(Dom) Publier des remerciements à Judith dans le Air.

    • z. Récompenses
    • -(Michael) Soumissions des prix devraient être ajoutés à notre calendrier opérationel.
      -Mettre SOP 510 à jour (Prix Cliff Kakish) avec la liste des récipiendaires passés, doit mettre à jour la page en ligne.
      -(Michael) Prix Jamie Christensen à être décerné à Judith Newman
      -(Bruce) Prix Lew Nielsen à être décerné à Brett Hazlett (pour les années 2005 et 2006)
      -(Bruce) Prix Willy Muller à être décerné à Will Gadd
      -Prix Sol Ferme: Pas de candidats à cette date
      -(Michael): Prix Cliff Kakish à être décerné à Blake Daley

      Casse-croûte

      Nouvelles affaires

    • AA. Améliorations administratives
    • -Se référer aux DPR dans les assemblées du CA + lien vers les règles de Roberts. Les règles de Roberts seront utilisées comme référence procédurale.
      -Approbation de la DPR-210 proposée par Michael Fuller, secondée par Domagoj Juretic. Passée avec une abstention.
      -Discussion sur l'importance d'un plan directeur.
      -(Michael et Troy) développeront le calendrier en ligne inscrivant toutes les tâches cycliques.
      -(Tous) encadreront leurs tâches propres avec des dates limites et des rapports d'étapes.
      -(Quinn) Vérifier notre système de communications. S'assurer que les acronymes suivants représentent les groupes appropriés.

      BOD (CA): Conseil d'administration, directeurs seulement
      BODr (CAr?): CA+DA+trésorier+présidents de comités+ex-présidents
      Exec: CA+DA+trésorier

    • BB. Présentation par les représentants de la BCHPA
    • (Margit Nance et Rob Samplonius)

      -Importance de la question de pertes et préservation des sites
      -Tous les sites devraient être sécurisés par un club
      -Les sites devraient être supervisés localement.
      -Parc national planifié dans le sud de l'Okanagan. Avec l'étude comme outil, nous avons un pied dans la porte pour usage potentiel par libéristes. Une première dans un parc national.
      -(Charles) La BCHPA demande un paiement trimestriel de ses droits.
      -(Charles) Voir comment les libéristes du Yukon veulent que les droits soient recueillis.
      -(Dom et Margit) Vérifier la traduction de notre étude (par Golder).
      Contacter le bureau de Golder à Montréal.
      -(?) Revoir le support des radios aéro.
      -Margit et Rob nous demandent de revoir la pertinence d'une campagne de commercialisation.

    • CC. Nomination des experts-comptables
    • -(Cas) va voir avec Evelyn et (Charles) avec des collègues.

    • DD. AGD 2008
    • Cas propose Saskatoon comme site de l'AGD 2008.
      La motion est secondée par Michael et passée à l'unanimité.
      La date est fixée au 26 et 27 avril

    • EE. AGA 2008
    • -L'assemblée générale annuelle (AGA) devrait être tenue avant la fin de juin pour une participation maximale.
      -Motion pour modifier la SOP 230-1 pour lire du 1er avril au 30 juin et sous-section 4a de lire
      Assemblée par voie électronique à durée de 14 jours ne se terminant pas plus tard que le 30 juin
      Proposée par Michael Fuller, secondée par Cas Wolan et passée à l'unanimité. Ajouté à la DPR 230 (2008-04-28).

    • FF. Motion HAGAR
    • -Motion de rétablir l'exigence HAGAR pour le niveau intermédiaire
      Proposée par Martin McLeod, secondée par Dom. Passée avec une abstention.

    • GG. Trésorier
    • -Charles continuera, cherchera à faire une transition sans anicroche avec son successeur.
      -Il cherchera un nouveau logiciel de comptabilité et considère travailler sur la base de donnée et les questions Paypal.

    • HH. Commercialisation
    • -Discussion d'abaisser la cotisation. Discussion remise à plus tard.

    • II. Comité National de développement de site
    • -(Dom) Demander à Phil Deon s'il veut continuer. Sinon, chercher un successeur.
      Margit Nance est une candidate possible.

    • JJ. Premiers soins
    • -Troy discute des dates d'expirations des certificats de premiers soins, mais la discussion est remise au comité de sécurité
      -(Quinn) verra cette question avec Troy.

    • KK. DPR 210-0
    • Faite

    • LL. Statut Charitable
    • - Vote à être tenu à l'AGA

    • MM. Programme de compensation des bénévoles
    • - (Président) Réglé par des lettres du président et des certificats.

    • NN. Election des Officiers
    • -Président: Michael Fuller désigne DOMAGOJ JURETIC, secondée par Cas Wolan. Passée à l'unanimité.
      -Vice-président: CAS WOLAN se désigne lui-même comme vice-président, secondée par Domagoj Juretic. Passée à l'unanimité.
      -Secrétaire: MIKE MILLER se désigne lui-même comme secrétaire, secondée par Martin Mc Leod. Passée à l'unanimité.

      Assemblée terminée à 18:50
Aou 1 2013   Haut Haut