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Procès-verbal de l'assemblée annuelle des directeurs 2009 pris par Charles Mathieson

  • Vendredi 24 avril 2009 à 9:30 à l'édifice de Sports Manitoba, Winnipeg, MB
  • Charles accepte de prendre le procès-verbal aujourd'hui
  • Discussion des outils requis au AAD futures. Michael Fuller a préparé une liste d'exigences pour tenir une AAD.
  • 9:35: Domagoj amène l'assemblée à l'ordre.
    Directeur présents: Dom, Gilles, Bruce, Michael, Cas, Amir.
    • 9:50: Discussion et décision de changer l'ordre du jour
    • Procès-verbal de l'AAD de l'an dernier selon acvl.ca/pub/doc/Executive_Summary-ADM-2008.pdf
      • Sam Jeyes prend note des actions nécessaires et gens pour le faire dans un document à part
      • article action 1 a) pas fait. "Lettre et certificat d'appréciation pour services rendus - à discuter au forum"
      • Michael Fuller et Amir font une motion d'approuver le procès-verbal de l'AAD 2008. Unanime en faveur.
      • 1a) Lettre et certificat d'appréciation des services rendus: Bruce le fera
      • 1b)Bourse gouvernementales pour traductions: Sam Jeyes le fera
      • 1c) Article Enroute: Sam Jeyes continue
      • 1d) Café press - Sam rapatriera toutes ces infos de Gerry et fera un résumé
      • 2 ii) Publicité corporative - DA responsable, à discuter par le CA. Sam - entreprises dans notre sport pour pub gratuite
      • 2 iv) Air en ligne - version pdf gratuite en ligne, copie papier en option pour $40/an aux membres AQVL - James à revoir
      • 7a) Directeurs hors de la police - besoin de discuter - Sam va voir et consulter Gerry Humphreys
      • 9) Valeur des renonciations - Dom progresse
      • 12 a) Sam à mettre à jour - Archives des récipiendaires passés besoin de mettre à jour par webmestre
      • 12 b) Responsabilité des directeurs régionaux - $150 pour prix, article dans Air, lettre de reconnaissance sur papier corporatif (Sam à envoyer entête officielle aux directeurs) (note: budget doit compter $150 en prix, combien de ces prix/an)
      • 16 compensation des bénévoles - Sam connaitre du CA qui sont-ils en novembre 2009
      • 4 ii) "aigle du mois". discussion, discussion de questions Air par moments
      • 5 iii) officier sécurité à retirer des officiers de l'ACVL (voir SOP 240-1 de AAD 2008). Sam doit vérifier dasn les règlements si c'est là, motion spéciale de l'enlever
      • rapport CIVL - décide d'ajouter $500/an, accumulable, pour délégué CIVL se rende à une assemblée par trois ans (Charles y revient durant discussions budget) Budget 2008-2009 a dépense $500 CIVL. Aucune au budget 2007-08
      • stratégie défense espace aérien à discuter
      • Motion: au 1 mai 2009, nouveaux membres doivent avoir niveau ACVL ou une équivalence selon la SOP 410-0. Cette politique ne s'applique pas aux membres courants ou passés. Bruce et Cas lancent la motion, Unanime en faveur.
      • Motion: Approuve d'inclure evaluation du cours dans trousse de bienvenue tel que présenté par Amir au forum du CA. Amir et Bruce lancent la motion, unanime en faveur.
    • Rapport du Directeur Administratif
      • Michael Fuller demande d'avoir le site internet envoyer des avis de renouvellement automatiquement un mois avant expiration. Sauverait du temps au DA.
      • Motion: Eliminer programme de ristourne aux instructeurs. Michael et Amir lancent la motion. Tous en faveur sauf Cas, passe à 5 contre 1.
      • Motion: compte de carte de credit pour le DA. Michael et Cas, passe unanimement.
      • Motion: Fermer compte Paypal transfer@hpac.ca. Passe unanime. (Désavantage administratif pour gain minime des frais.)
      • Charles, Garry et Sam à établir compte Paypal primaire accessible au DA et trésorier pour pouvoir télécharger une feuille de calcul détaillée des transactions de Paypal. (Seul compte que Paypal offre ce service.)
      • Rapports trimestriels à produire par DA au CA: nombre des membres (2 semaines avant Air), bilan, évaluations reçues, etats des projets spéciaux, probleèmes et succès de bureau
      • Ventes promo des calendriers un succès. Devrait séparer ces dépenses dans etats financiers. Sam va demander des soumissions photos dans le prochain Air
    • Samedi 25 avril 2009 9:45 à l'édifice Sports Manitoba
      • Présents: Dom, Gilles, Bruce, Michael, Cas, Amir
      • Remise en état du site internet
        • Amir présente rapport du comité Site internet
        • Bruce Busby fera appel d'offres d'expert pour image de commercialisation du sport
        • Amir Izadi fera enlever le RFP du site internet. Planification demande Bernard s'il veut être un contact des offrants pour questions/réponses
        • Les 3 offrants préférés passeront une entrevue téléconférence avec le CA avant de décider lequel choisir
        • Charles fournira liste 1 page des caractéristiques courantes du site internet. Cette info pour fournir aux offrants une idée du travail à faire.
        • Accord de non-divulgation sera utile pour que les offrants puissent réviser les codes du site internet.
      • Vision
        • Enlever le superflu. Sam résumera dans les 3 prochains mois
        • Retour aux buts et mission (http://www.acvl.ca/pub/?pid=69)
      • Structure / Représentation régionale
        • Amir, demander aux membres à l'AGA la représentatin qu'ils veulent. Status quo, purement membres, amalgamer certaines régions.
        • Amir suggestion 1: CB, Alta, Ont/MB/Sask, Québec, Maritimes
        • Amir suggestion 2: CB, Alta/Sask, Ont/MB, Québec, Maritimes
        • Amir suggestion 1: CB, Alta, MB/Sask, Ont, Québec, Maritimes
        • Longue discussion
        • Options considérées pour l'AGA
        • 1. Status quo
        • 2. 7 à 6 (SHPA + MHPA) avec pres brisant égalités
        • 3. CB, AHPA+SHPA, MHGA, OHPA, AQVL, HPAAC
        • 4. Feed-back
        • CA accepte offre de Cas Wolan de transférer les responsabilités du directeur Sask. à un autre membre de SHGA à choisir.
        • Sam prépare l'annonce de Cas - "Transfert de responsabilité" à un alternatif. Sera sur les comités sécurité et CCI. Président de comités à revoir qui est dans comités.
        • Motion: Le CA accepte la démission du directeur de la Sask. pour être remplacé par un autre de sa région pour 2 ans minimum débutant 27 avril 2009. Cas lance la motion, secondée par Bruce, passe unanime.
      • Mise en pratique de la revue des Niveaux
        • Sur la table pour discussions en ligne futures du CA
      • Préparations à l'AGA
        • Besoin vote sur finances révisées par expert-comptable
        • Vote pour expert-comptable pour prochaine année fiscale 2009-2010
        • Vote pour changer année fiscale
        • Vote pour modifier les exigences d'avis pour l'AGA et assemblées spéciales
        • Motion: Tenir vote à l'AGA pour modifier les exigences d'avis pour l'AGA et assemblées spéciales à pas moins de 15 jours. Michael lance, Amir seconde, Passe unanime.
        • (Motion: Tenir vote à l'AGA qui vient pour changer fin d'année fiscale au 31 déc exigeant AGA le 31 mars chaque année. Réservée pour plus tard.)
      • Préparations à l'AGA
        • Financement des compétitions et vote
        • Motion: 10 premières compètes inscrites, jusqu'à $250 chaque. $25 par compétiteur jusqu'au max de $250. Effectif du 1 mai 2009 au 31 déc 2009. Demande à faire au DA par organisateur événement. Bruce lance, Cas seconde, passe unanime.
      • Finances réèlles
        • Renommer Fond de défense pour Fond de défense des Instructeurs
        • Renommer Fond de dotation pour Fond de dotation de Compétitions
        • Bilans banquaires normalement à envoyer au DA
        • Voir quand acheter équipement de bureau, voir si rabais pour organisations sans but lucratifs
        • Motion: Approuver les Etats fianciers réèls. Michael et Bruce lancent, passe unanime.
        • Budget de $3000 pour programmation en 2009-2010
  • Dimanche 26 avril 2009 9:45 à Sports Manitoba, Winnipeg
    • Directeurs présents: Dom, Gilles, Bruce, Michael, Cas
      • Directeurs présents: Revue des forfaits de compensations pour équipe internet et vote
        • Discussion de contrats de compensations pour les membres rémunérés de l'équipe internet i.e. Quinn, Gerry, Serge
        • Rôle de Quinn: accord d'un an, $20/h, facture résumée trimestrielle, reste dans budget, $1500 plafond dans contrat.
        • Contrats équipe internet et traduction. Bourse de compensations.
        • Motion: Ajouter Quinn Cornwell au forfait de compensation avec plafond de $1500/an au taux de $20/h. Contrat de 1 avril 2009 au 31 mars 2009. Michael Fuller et Cas Wolan lancent, passe unanime.
      • Revue compensation rédacteur en chef du Air
        • Discussion
        • Examiner possibilité de produire XC Canada magazine (voir XC Africa - selon info de Bruce Busby.
        • Motion: Toutes nouvelles publicités.
        • Compensation Air
        • 1. une page info produits
        • 2. Changer contrat
        • 3. article -> DA envoie à James
        • 4. encourage différentes régions
        • Motion: (Cas, Gilles) donner $200/article au Rédacteur du Air pour le profil/histoire d'un libériste dasn chaque Air jusqu'à plafond de $800/an. Passe unanime.
        • Motion: (Michael) Donner rédacteur Air 20% de commission sur tous nouveaux publicitaire (considère nouveau au 1 avril 2008). Contrat du 1 avril 2009 au 31 mars 2010. Payable sur confirmation du rédacteur du Air au DA chaque trimestre. Cas seconde, passe unanime.
      • Revue des rapports de comités et des directeurs pour déterminer les actes nécessaires.
        • Motion: (Bruce, Michael) ACVL enlève HAGAR comme exigence des niveaux avancés et inférieurs sauf pour les niveaux instructeurs. 3 pour, 2 contre.
        • Motion: (Michael, Bruce) retire motion précédente parce que le CA est incomplet. Passe unanime.
        • Motion: (Bruce, Michael) ACVL remboursera jusqu'à $100 pour frais de surveillance par Transports Canada d'examen HAGAR Instructeurs. Un instructeur ne peut demander cette ristourne qu'une seule fois. Ristourne sera payée lorsque le niveau Instructeur sera complété et qu'une copie du paiement montre date d'examen 1 jan 2009 ou plus récent. Passe unanime.
        • Rapport SHPA présenté verbalement par Cas Wolan.
        • Rapport HPAAC présenté par Michael Fuller.
      • Rapport sécurité par Quinn Cornwell.
        • Président comité sécurité. Cas Wolan veut remplacer Quinn qui veut bien laisser la place.
        • Motion: Quinn Cornwell aimerait quitter ce poste. CA considérera les offres de remplacements. Quinn reste pres sécurité pour Manitoba. Réclamation assurance en 2008-2009 au sujet d'un chien au décollage de Woodside. Mettre stats des deux dernières années sur site internet.
        • Motion: Question confidentialité. A savoir si les formulaires de renouvellement (en ligne et papier) devrait donner le choix aux demandeurs de ne pas publier leurs infos en ligne dans les listes de membres.
        • Format des documents à propos des numéros aux bas de ceux-ci.
      • Rapport CCI.
        • Michael a présenté le rapport.
      • Aéro club du Canada, licences sportives.
        • Discussion: permettre à Mark Dowsett une liberté de négociation pour modifier. ACVL paie $1000/an de frais pour les licences sportives. ACVL demande $55 pour accorder une licence sportive à un membre, un compétiteur international. ACVL demande $4 par événement (comp de cat 2).
        • Motion: Approuver proposition de Mark Dowsett de gérer les licences sportives en 2009. Cas et Bruce lancent, passe unanime.
      • Prix.
        • Sol Ferme
        • Cliff Kakish
        • Jamie Christensen
        • Motion: Acoorder le prix Cliff Kakish à Guy Leblanc (meilleur bénévole). Michael et Cas lancent, passe unanime. Bruce doit présenter le prix.
        • Motion: Michael suggère de demander des propositions de récipiendaires au prix Sol Ferme sur le forum HPAC au 15 mai 2009.
        • Motion: Prix Jamie Christensen à John Jansen. Michael et Bruce, passe unanime.
        • Motion: Niveau Maître à Michael Fuller. Cas et Bruce lancent, passe unanime.
        • Motion: Niveau Maître à Gerry Grossnegger. Gilles et Bruce lancent, passe unanime.
        • Motion: Niveau Maître à Charles Mathieson. Bruce et Michael lancent, passe unanime.
        • Motion: nomination des experts-comptables. Approuver Jorgensen & Bickerton vérif comptes 2008-2009.
      • Election du pres, vice-pres, secrétaire.
        • Motion: (Bruce, Gilles) Nommer Domagoj Juretic comme pres, Amir Izadi comme vice-pres, Bruce Busby comme secrétaire. Vote en faveur, unanime.
      • Budget 2009-2010
        • Sam et Charles suivront les revenus Équipe mondiale.
        • Sam et Charles amenderont budget de dépenses calendrier cette année.
        • (Dépenses: licences sportives: $1000; Prix: $300; Air: $5000 + $500; Programmation: $3000; Incentif HAGAR: $1000; Incentif XCXC: $2500. Ajouté dans états financiers. )
        • Dépense: calendrier dans trousse bienvenue $20 x 200 = $6000.
        • Dépense: nouveau système appel conférence amélioré.
        • Dépense: $20 000 pour remise à neuf site internet. (Question: utiliser allocation coût capitaux pour étendre dépense sur durée du projet. Besoin clarifier si acceptable selon CRA et constitution et règlements, etc.)
        • Assemblée ajournée 16:32 dimanche 26 avril 2009

Fichier source de l'AAD

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