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Procès-verbal de l'assemblée annuelle des directeurs 2010 pris par Sam Jeyes

Vendredi 24 avril 2010 à 9:00 au Days Inn, Mitford Road, Cochrane, Alberta

Sam et Tim acceptent de prendre le procès-verbal aujourd'hui

9:05 Domagoj appelle l'assemblée à l'ordre
Directeur présents: Dom, Gilles, Bruce, Loren, Steve. Absents: Amir, Mark.

9:30 Revue de l'ordre du jour

10:00 Atelier de familiarisation du site internet ACVL

a) Forum:

  • Expliquer comment utiliser le forum ACVL
  • Discussion des bienfaits du forum
  • Les directeurs utilisent courriels à cause d'un manque de familiarité avec le forum, mais nous devrions utiliser le forum.
  • Le forum rend les discussions plus faciles à suivre car organisées par sujets.

b) Site internet:

  • Discussion de la page administration
  • Survol des procédures du DA - entrer nouveaux membres ou renouvellement dans la base de données ou niveau
  • Entrer nouveau membre est long, renouvellement beaucoup plus rapide

Discussion:

  • Base de données est vieille
  • On compte sur Gerry pour programmer, quelcun d'autre le pourrait si nécessaire?

c) Liste ACVL

  • Problèmes avec courriels erronés dans la base de donnée et problèmes avec les données du système
  • Alors si on veut envoyer des courriels aux membres en liste, ca ne marche pas

d) Skype

  • A considérer si cela sauve de l'argent au lieu des assemblées du CA

Discussion:

  • Dom suggère que le CA s'en serve, pourrait être plus vite sur Skype qu'avec les longs courriels

Sam montre aux directeurs comment utiliser le forum des directeurs pour discussions. Comment ouvrir session, afficher une conversation et choisir d'installer un vote. Sam revoit aussi la base de donnée, comment les directeurs y ont accès pour vérifier sans changer. Sam montre comment entrer les informations de membres. Démontre les frustrations de la rigidité de la base de donnée.

Dom ramène au besoin d'utiliser skype pour discuter avec le directeur administratif et le conseil administratif.

e) Prix

Discussion:

  • Discussion de l'endroit où les garder
  • Le dernier récipiendaire en a possession en ce moment
  • Nous devrions poster un certificat
  • Devrait pas se soucier de l'endroit physique des prix

11:30 Procès-verbal de la dernière AAD

Discussion:

  • Calendrier aux bénévoles - à faire cette année
  • Traductions? Marche bien
  • Article Enroute - devrait-on poursuivre - prochain rédacteur en chef devrait s'en occuper
  • Cafe Presse - fermé - terminé
  • Publicité corporative - peut-on le faire nationalement ou est-ce mieux au niveau local
  • Air en ligne - nous devrions savoir combien le lisent
  • Directeurs hors des politiques - confirmé correct par aviseur légal / assurance

(de acvl.ca/pub/?pid=283)

Procès-verbal de l'assemblée précédente discuté, articles à mettre en place effectués.

HPAC/ACVL AAD.23.4.10.1

Motion - approuver le procès-verbal de l'AAD précédente. Proposée par Steve, secondée par Loren, approuvée unanimement

Sam Jeyes prend note des actions à prendre et des gens responsables dans un document différent

13:30 Présentation des rapports annuels

Terminé, note à publier dans la prochaine édition du Air

15:30 Présentation des états fianciers ACVL - par Tim Parker (trésorier)

Revue des états financiers et eu discussion préliminaire du budget

Choix des experts-comptables

Jorgensen & Bickerton encore choisis pour les états financiers ACVL 2009-2010

HPAC/ACVL AAD.23.4.10.2

Motion - approuver Jorgensen & Bickerton comme experts-comptables de l'année fiscale 2009-2010. Proposée par Dom, secondée par Amir, approuvée unanimement

Ordre du jour

Directeurs présents: Dom, Gilles, Bruce, Loren, Steve, Amir. Absent: Mark

Samedi 24 avril

Directeurs présents: Dom, Gilles, Bruce, Loren, Steve, Amir. Absent: Mark

9:00 Présentation de l'appel d'offre ACVL pour la remise en état du site internet (Amir Izadi, VP)

Discussion:

  • Amir revoit le document d'appel d'offres créé par l'équipe de remise à neuf du site internet
  • Ajustements faits aux directives administratives de l'AO pour simplifier la procédure de requêtes et questions
  • Autres sites internets visités pour comparer les type de programmations disponibles

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.1

Motion - approuver l'émission de l'AO pour remise en état du site internet. Proposée par Steve, secondée par Loren, approuvée unanimement

11:30 Stratégie de commercialisation: Nationaux, refaire image, logo (Bruce Busby, secrétaire et Sam Jeyes, DA)

Discussion:

  • Avec le changement de site internet à venir et le besoin de refaire notre image, changer le logo serait approprié
  • Suggérer un concours logo en ligne aux membres pour commentaires et suggestions

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.2

Motion - annoncer concours de soumissions pour nouveau logo. Gagnant recevra trois ans de cotisations et un vario Flytec. Proposée par Domagoj, secondée par Bruce, approuvée unanimement

  • Article au budget ajouter à commercialisation - $500 pour création logo

13:30 Magazine Air: Mission et stratégies futures + recherche d'un nouvel éditeur

Discussion:

  • Question: Voulons-nous continuer à produire un magazine?
  1. Approcher XC Magazine pour faire comme XC Africa - connaitre les coûts fin mai.
  2. Retarder le remplacement du rédacteur en chef du Air? Explorer d'autres possibilités de publications avec XC Magazine - horaire - fin été.
  3. Demander à James Keller de faire un autre numéro du Air.
  4. Sonder sur le nouveau site internet si on doit continuer ou non avec le Air (déc.).
  5. Numéro: mai, sept, déc

14:30 Système de téléconférences (Gilles Normandeau, Manitoba et Sam Jeyes, DA)

Discussion:

  • Dom - aller avec skype. Tous l'installent. Choisir une heure et date pour se connecter tous.
  • Amir - téléconférences sont dispendieuses.
  • Gilles - $110 pour un appel de 90 minutes avec MT téléphone.

16:00 CCI: changements à mettre en place avant le début de la saison (niveau étudiant, exigences niveaux, etc.), ordre du jour de cette année, normalisation instructionelle, niveaux instructeurs (Steve Younger, président CCI)

Discussion:

  • Steve revoit le rapport du comité CCI, discussions au sujet du changement au sytème de niveaux et exigences instructeurs/biplaces
  • Pour devenir membre de l'ACVL, vous devez être soit:
  1. couramment en entrainement par un instructeur certifié ACVL;
  2. avoir un niveau ACVL ou un niveau équivalent étranger tel que selon la SOP 410;
  3. un libériste ACVL en règle depuis le 31 décembre 2008 ou avant; ou
  4. une approbation spéciale du CA si vous ne rencontrez pas les exigences 5 ou 6.

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.3

Motion - Amendement à la SOP 220-0: ajouter les article 4 à 7 (ci-dessus). Proposée par Steve, secondée par Dom, approuvée unanimement. En vigueur immédiatement.

  • Steve recommande des changements aux niveaux débutant à avancé, incluant les exigences, examens, voir lien suivant: acvl.ca/pub/?pid=174

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.4

Motion - Approuver les changements aux niveaux. En vigueur le 1er mai 2010. SOP 410-3. acvl.ca/pub/?pid=174. Proposée par Loren, secondée par Amir, approuvée unanimement.

  • Demandes de niveaux novice à avancé doivent être mis à jour indiquant un seul droit par demande par niveau. Suggère que la DPR soit changée pour l'indiquer, comme ceci:
  1. Les instructeurs certifiés sont responsables de faire suivre les demandes niveaux débutants, novices et intermédiaires au directeur administratif. Ils doivent signer le formulaire de demande de niveau prouvant que le demandeur a passé l'examen avec succès.
  2. Les instructeurs sont responsables de faire suivre les demandes de niveaux avancés au directeur administratif. Ils doivent signer le formulaire de demande de niveau prouvant que le demandeur a passé l'examen. La demande doit être accompagnée de la photocopie du résultat de l'examen HAGAR montrant que le libériste a passé l'examen avec succès.
  3. Les demandes de niveaux doivent être accompagnées des droits de $10 par demandeur, à l'ordre de l'ACVL/HPAC.

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.5

Motion - Approuver les changements à la SOP 410-4 section 7 à 9 tel que notés ci-haut. Proposée par Steve, secondée par Domagoj, approuvée unanimement.

  • Les changements à l'équivalence des niveaux étrangers à mettre à jour. Le droit de $10 par demande devrait être enlevé. Changer comme ci-dessous:
  1. Les membres de l'ACVL/HPAC ayant déjà un niveau étranger peuvent dans certains cas obtenir l'équivalent ACVL. Cependant, aucun niveau supérieur à intermédiaire ne sera accordé que lorsque le demandeur fournisse la preuve d'obtention du HAGAR et ait passé l'examen de niveau avancé

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.6

Motion - Retirer le droit de $10 aux demandes d'équivalence niveau étranger. Proposée par Bruce, secondée par Steve, approuvée unanimement. En vigueur le 1er mai 2010.

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.7

Motion - Approuver les changements à la SOP 410-3 section 18. Proposée par Steve, secondée par Loren, approuvée unanimement. Equivalence niveau étranger. En vigueur le 1er mai 2010.

  • Discussion sur les membres temporaires. Quelques libéristes résidant au Canada fournissent une fausse adresse internationale pour devenir membre à court terme.
  • Une revue des associations d'autres nations indique l'adhésion temporaire dure de 20 à 60 jours.
  • Suggestion de changer la durée de notre adhésion temporaire à 60 jours
  • Sam (directeur administratif)

HPAC/ACVL AAD.24.4.10.8

Motion - Réduire la durée de l'adhésion temporaire à 60 jours pour un droit de $40. Proposée par Amir, secondée par Steve, approuvée unanimement. En vigueur le 1er mai 2010.

  • Sam (DA) avisera l'équipe internet, traduction, Air et le groupe Yahoo ACVL.

Ordre du jour

Dimanche 25 avril

9:00 Statut charitable vs Fondation charitable: Trouver le meilleur instrument pour supporter les causes qui font avancer et croître notre sport. Repenser la mission de notre fond de dotation.

Discussion:

  • Dom - Site internet USHPA, fondation free-flight. Comme ce que nous cherchons à faire en ce moment. Règles régissant les fondations charitables diffèrent en quelque sorte. Mark pas présent, mettre ceci sur la table de Mark à la fin de cette AAD. Second conseil ACVL qui tente obtenir statut fondation charitable pour l'ACVL.
    Steve - former organisation parallèle.
  • Bruce - fondation free-flight des É-U est organisation sans lien de dépendance interne à l'USHPA.
  • Dom - subventions compètes, sites, fondation de préservation des sites
  • Gilles - est-ce permis?
  • Steve - est limité. Mettre dans la constitution. Avis légal sur la matière.
  • Dom - source principale de revenus commanditaire voudraient des reçus charitables - ne peut pas présentement. Si nous le créons, nous devrons voir à la mission du fond de dotation, seul but est de subventionner l'équipe mondiale. Cette fondation peut changer l'utilité du fond de dotation

11:00 Subventions compètes et revue de Mark Dowsett pour la saison 2010

Discussion:

  • Le CA à noté les suggestions de Mark Dowsett et les propositions sur les subventions au compètes et la gérance des écussons:
  • Subventions compétitions - le 10 x $250 incite bien les organisateurs de sanctionner les événements. Cette initiative a besoins d'un peu de promotion puisque inconnue de plusieurs. J'aimerais un lien dans le menu du site internet pour mieux informer. Peut-être dans événements>compétitions, politique> il pourrait y avoir un lien "subvention compétitions". J'aimerais pouvoir rédiger librement... Gerry peut faire ca, je crois.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.1

Motion - Les dix premières compétitions candiennes enregistrées, jusqu'à $250 chacune. $25 par compétiteur jusqu'au maximum de $250. En vigueur du 1er mai 2010 au 31 décembre 2010. Organisateur événement fait la demande au directeur administratif. Proposée par Bruce, secondée par Steve, approuvée unanimement.

Discussion:

  • Suggestion Leo: comité compétition (Mark Dowsett)
  1. leo.hpac.ca - Je voudrais réessayer cela encore. Je l'ai laissé aller car Gerry ne pouvait synchroniser la base de donner ACVL avec celle du Leo. Il n'a jamais répondu s'il n'avait pas le temps ou s'il ne pouvait pas. Si je peux avoir une réponse, je repartirais à neuf - ce qui veut dire que les gens devront avoir un nom d'usager et mot de passe différent pour ouvrir une session (souvent une barrière à la participation). J'ai besoin de l'approbation pour payer les frais d'hébergements annuels de $120 pour le réactiver.
  2. J'aimerais des prix comptants aux gagnants du Leo ACVL... 2 x $100 peut-être (un para et un delta)

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.2

Motion - Proposition de Mark Dowsett, comité compétition. Articles 1 et 2 - recevoir aide de l'équipe internet pour mettre en place. Proposée par Dom, secondée par Steve, approuvée unanimement.

Discussion:

  1. J'aimerais promouvoir les écussons pour encourager les libéristes à s'efforcer d'améliorer leurs habiletés et espérons leur fournira des objectifs individuels
  2. Présentement aucune info sur les écussons sur acvl.ca
  3. J'espère utiliser le serveur leo comme dépot des vols (qui sera relié aux concours en ligne du monde). J'aimerais aussi travailler sur un système montrant les écussons obtenus. Je souhaite utiliser un système semblable que Gerry a arrangé pour moi pour approuver les observateurs officiels.
  4. J'aimerais une page pour expliquer les écussons que je peux rédiger moi-même. Je ne sais pas où a mettre. Je ne l'aime pas sous le menu "membres". Sous "allons voler" serait plus approprié.
  5. J'aimerais un formulaire pour soumettre leur demandes d'écussons en ligne. Si l'équipe internet ne peut pas, je pourrais me servir de Google docs (mais j'aimerais mieux pas).

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.3

Motion - Mark Dowsett - articles 1 à 5 ci-dessus, supporter la mise en place par l'équipe internet. Proposée par Gilles, secondée par Loren, approuvée unanimement.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.4

Motion - Mark Dowsett chargé d'administrer les écussons. Proposée par Bruce, secondée par Loren, approuvée unanimement.

13:00 Revue équipe internet et renouvellement des contrats

Discussion:

  • Le CA a revu les contrats et met les changements en place pour cette année fiscale.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.5

Motion - renouveler les contrats avec l'équipe internet du 1er avril 2010 au 31 mars 2011. Proposée par Steve, secondée par Bruce, approuvée unanimement.

14:00 Revue du directeur administratif et renouvellement du contrat

Discussion:

  • Le CA examine le rapport du DA. Sam Jeyes (DA) revoit les procédés, procédures, les positifs et négatifs de la position.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.6

Motion - Renouveler le contrat avec le DA du 1er avril 2010 au 31 mars 2011. Proposée par Dom, secondée par Bruce, approuvée unanimement.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.7

Motion - deux signatures pour chaque chèque de plus de $10 000. Proposée par Steve, secondée par Gilles, approuvée unanimement.

15:00 Politiques de confidentialités

Discussion:

  • Gerry (équipe internet) - ok que seulement les membres aient accès aux listes de noms de membres courants si c'est ce qu'ils veulent. Voir avec Mark Kowalsky et Mark Dempsey pour coir si c'est correct de faire cela légalement.
  • DPR à écrire sur une politique de confidentialité.
  • Voir pour redirecteur courriel avec Mark Kowalsky

15:30 Journée nationale du vol libre (31 mai)

Discussion:

  • Dom - Aux E-U, c'est le jour du souvenir - assez de temps pour se préparer?
  • Annoncer dans Air et sur le site internet? Amir - température différente aux E-U. - voler? Risque de foirer? Serait-ce mieux le jour de la confédération par exemple?
  • Bruce - Si c'est 6 mois d'avance, que faire? Exemple, jour des secrétaires - baratiner et le commercialiser?
  • Contact CIVL - jour vol libre international ou mondial.
  • Communiqués de presse - encourager les clubs et associations locales, utiliser cette occasion pour promouvoir le sport.
  • Discuter les opportunités d'aider la promotion du sport pour augmenter les types de vols dasnn certains endroits. CA a discuter en forum.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.8

Motion - Adopter un jour national du vol libre au Canada - 31 mai de chaque année. A annoncer par Dom, président. Proposée par Dom, secondée par Bruce, approuvée unanimement.

16:00 Nouvelles techno;ogies: moteurs électriques et paramoteurs, ailes rapides.

Discussion:

  • Dom - moteurs électriques. Nouvelle technologie viable pour le paramoteur. Méthode alternative de prendre de décoller et prendre de l'altitude.
  • Dom - Max et Jacques chrgés de grader un oeil sur les dévelopements des moteurs.
  • Amir - confirme les motorisés ne sont pas inclus dans nos politiques.

16:30 Prix

Sol ferme

Discussion:

  • Recommandations:
  1. Dom - Jacques Blanchet qui gère son école. Propriétaire du terrain a permis à Jacques de remodifier l'aire d'atterrissage - fut pro-actif avec les gouvernements municipaux pour ce faire.
  2. Attendre que des gens soient proposés. Confirmer en ligne - deux candidats. A faire avant AGA.

Cliff Kakish

Discussion:

  • Dom - projet mont Ste-Anne - RCR. Président au Mt Ste-Anne - Jac St-Hilaire, Amir Izadi, Will Gadd, Bruce Busby, Quinn Cornwell, Domagoj Juretic, René Marion.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.9

Motion - Prix Cliff Kakish aux membres du projet mt Ste-Anne. Proposée par Steve, secondée par Loren, approuvée unanimement.

Jamie Christensen

Discussion:

  • Dom - Margit Nance récipiendaire de ce prix. Lettre du président. Amir chargé de créer prix.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.10

Motion - Prix Jaimie Christensen à Margit Nance. Proposée par Dom, secondée par Steve, approuvée unanimement.

Discussion:

  • CA - créer prix Instructeur de l'année.
  • Premier récipiendaire Michael Robertson. Plaque pour honorer sa 40ème année dans le sport - Steve et Mark Dowsett le lui présenteront. Premier instructeur de l'année ACVL.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.11

Motion - Créer prix instructeur de l'année, nouvelle DPR à créer. Proposée par Dom, secondée par Bruce, approuvée unanimement.

17:00 Vote du budget

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.12

Motion - Approuver budget tel qu'examiné et discuté avant l'AAD au 24 avril 2010. Proposée par Bruce, secondée par Dom, approuvée unanimement.

17:15 Elections (président, vice-président, secrétaire)

Discussion:

  • Dom - continuer tel quel. Aime la position. AAD fluide cette année, beaucoup accompli.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.13

Motion - Acclamation des positions courantes - président, vice-président et secrétaire. Proposée par Bruce, secondée par Amir, approuvée unanimement.

HPAC/ACVL AAD.25.4.10.14

Motion - Trésorier continue - Tim Parker accepte sa position. Proposée par Bruce, secondée par Loren, approuvée unanimement.

17:30 Préparations à l'AGA

Discussion:

  • Finances à envoyer aux comptables. Publier dans Air - doit être 15 jours avant l'AGA. Questions - approbation des finances et du choix des experts-comptables.

Ajournement de l'assemblée

Domagoj Juretic, président ACVL/HPAC, ajournement, 17:44, dimanche 25 avril 2010.

Fichier source de l'AAD

Aou 1 2013   Haut Haut