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Date de la version: 2 octobre 2002 mis à jour le 28 avril 2008

Objectif de cette directive politique et réglementaire

  1. La raison de cette DPR de planification de la gérance & contôle des finances est de guider le conseil administratif (CA) de l'ACVL/HPAC et ses directeurs en matière de contrôle des affaires financières et/ou des décisions et activités qui ont un impact sur les ressources de l'ACVL/HPAC.
  2. L'ACVL est une corporation enregistrée à but non lucratif qui existe pour le bénéfice de la communauté de vol libre canadienne. Parce que ses opérations sont financées principalement par la sollicitation de cotisations (membres) des pilotes d'ailes libres du Canada, il revient au CA et directeurs de l'ACVL/HPAC de bien planifier l'utilisation de leurs ressources financières d'une manière professionnelle et transparente.

Actifs et passifs

  1. Il sera de la responsabilité de chaque membre du CA d'être familier et à jour au sujet des actifs et passifs courants de l'ACVL/HPAC. Le CA maintiendra cette connaissance en s'assurant que:
    1. Tous les actifs de l'ACVL/HPAC seront disponibles via le trésorier ou le président;
    2. Une information adéquate et un système de contrôle soient établis et utilisés pour surveiller les actifs et passifs de l'ACVL/HPAC ; et
    3. Où les actifs sont gardés au-delà de ce qui est requis dans les affaires courantes, les investissements de tels actifs seront restreints aux véhicules financiers à faible risques.
    4. Tout avoir de bureau de valeur de $500 ou plus devrait être classé comme actif dépréciable.

Planification

  1. Le CA est responsable de l'articulation, l'approbation et la direction d'une vision, de buts et d'objectifs à long terme de l'ACVL/HPAC. Ces objectifs informeront et guideront la planification à court terme, les opérations annuelles et le budget. A cet égard, le CA s'assurera que les lignes directrices adéquates et les déclarations soient:
    1. développées et publiées;
    2. périodiquement comparées aux opinions des membres;
    3. surveillées en relation avec les opérations réelles;
    4. revues annuellement; et
    5. maintenues et disséminées au personnel concerné.

Planification et opérations à court termes

  1. Le moyen principal pour surveiller et réviser les opérations à l'intérieur des lignes directrices à long terme est une procédure de planification et de révision annuelle combinée avec une procédure annuelle de revue du budget et de développement. A cet égard, le CA devra:
    1. S'assurer qu'une procédure soit mise en oeuvre et maintenue pour faciliter une revue annuelle coordonnée des opérations ainsi que le développement du budget opérationnel;
    2. Réserver suffisamment de temps de discussion au CA, annuellement, pour revoir les performances des années précédentes en regard des buts à court et à long terme;
    3. Coordonner les buts et objectifs à court et long termes avec l'allocation annuelle des ressources opérationnelles et de capital; et
    4. Approuver l'allocation des ressources pour le budget opérationnel de l'année suivante.

Budget opérationnel annuel (et budget des capitaux, si nécessaire)

  1. Le CA s'assurera que les opérations annuelles de l'association sont conduites et contrôlées, maintenues à l'intérieur des paramètres financier établis par un budget opérationnel annuel. A cet égard, le CA s'assurera que:
    1. Le budget soit développé, revu et approuvé avant le début de chaque année fiscale;
    2. Le trésorier, en tant qu'officier principal de l'ACVL/HPAC, a la responsabilité et l'autorité de guider le développement et surveiller l'exécution des systèmes financiers d'opérations et de constats qui supporteront l'information, la planification financière et le contrôle en général, besoin pour la gouvernance de l'ACVL/HPAC;
    3. Le trésorier a l'autorité de diriger, surveiller et ajuster la direction journalière du budget opérationnel annuel approuvé incluant la création de systèmes de prises de données et/ou de contrôles, de formats de rapports et d'horaires et d'assigner des tâches reliées à n'importe quelle fonction directive ou opérationnelle. (Présentement fait par le Directeur administratif); et
    4. Un horaire approprié soit établi au moins annuellement dans le but de recevoir des rapports et des papiers sur les sources et les usages des fonds et des ressources de l'ACVL/HPAC de façon à assurer le fonctionnement prudent et financièrement solide de l'association et de toutes ses activités.

Le budget capital

  1. Le CA développera une politique au sujet des dépenses de capitaux et établira un montant au-dessus duquel les articles acquis sont considérés des acquisitions de capital plutôt que des dépenses d'opérations.
  2. Dans le cas d'acquisitions planifiées d'équipement de bureau ou d'autre actif fixe, le CA requièrera le développement et la maintenance d'un budget des actifs tel que nécessaire pour s'assurer que des acquisitions de capitaux significatives ne soient pas cachées ou enterrées dans le budget opérationnel annuel et, par conséquent, soient perdues dans l'inventaire annuel et en tant qu'actifs comptables

Procédures et procédés financiers

  1. En accord avec plus haut, le CA requièrera (soit de son propre chef ou par délégation à la structure administrative présente) que les mécanismes de contrôle, les procédés et les procédures financières appropriées soient établies et maintenues. A cet égard, le trésorier, en tant que chef financier du CA, s'assurera que les systèmes et procédures reliées aux finances, une fois testées et considérées fonctionnelles, soient adéquatement décrites et documentées de façon à préserver la continuité financière et le contrôle des opérations d'année en année. Une telle documentation sera intégrée dans la documentation d'ensemble des procédures et politiques de l'ACVL/HPAC.
  2. Le CA publiera annuellement, à l'intention des membres, un compte-rendu de l'état financier de l'association et des opérations avec des prédictions pour l'année fiscale suivante afin de maintenir la transparence financière dans toutes ses activités.
  3. Les paiements en trop devraient être réglés par un remboursement immédiat, précédé d'un appel par le directeur administratif.
    1. $10 de frais standard pour fonds insuffisants à être payé par la partie en faute.
  4. Les paiements insuffisants ne devraient pas être acceptés jusqu'à ce que le montant correct soit envoyé, que ce soit par une école ou un membre.
Nov 5 2013   Haut Haut