Date de la version: 2 octobre 2002 mis à jour le 28 avril 2008
Objectif de cette directive politique et réglementaire
- La raison de cette DPR de planification de la gérance & contôle des finances
est de guider le conseil administratif (CA) de l'ACVL/HPAC et ses directeurs
en matière de contrôle des affaires financières et/ou
des décisions et activités qui ont un impact sur les ressources
de l'ACVL/HPAC.
- L'ACVL est une corporation enregistrée à but non lucratif
qui existe pour le bénéfice de la communauté de vol
libre canadienne. Parce que ses opérations sont financées
principalement par la sollicitation de cotisations (membres) des pilotes
d'ailes libres du Canada, il revient au CA et directeurs de l'ACVL/HPAC
de bien planifier l'utilisation de leurs ressources financières
d'une manière professionnelle et transparente.
Actifs et passifs
- Il sera de la responsabilité de chaque membre du CA d'être
familier et à jour au sujet des actifs et passifs courants
de l'ACVL/HPAC. Le CA maintiendra cette connaissance en s'assurant que:
- Tous les actifs de l'ACVL/HPAC seront disponibles via le trésorier
ou le président;
- Une information adéquate et un système de contrôle
soient établis et utilisés pour surveiller les actifs
et passifs de l'ACVL/HPAC ; et
- Où les actifs sont gardés au-delà de ce qui
est requis dans les affaires courantes, les investissements de tels actifs
seront restreints aux véhicules financiers à faible risques.
- Tout avoir de bureau de valeur de $500 ou plus devrait être classé comme actif dépréciable.
Planification
- Le CA est responsable de l'articulation, l'approbation et
la direction d'une vision, de buts et d'objectifs à long
terme de l'ACVL/HPAC. Ces objectifs informeront et guideront la planification
à court terme, les opérations annuelles et le budget. A
cet égard, le CA s'assurera que les lignes directrices adéquates
et les déclarations soient:
- développées et publiées;
- périodiquement comparées aux opinions des membres;
- surveillées en relation avec les opérations réelles;
- revues annuellement; et
- maintenues et disséminées au personnel concerné.
Planification et opérations à court termes
- Le moyen principal pour surveiller et réviser les opérations
à l'intérieur des lignes directrices à long
terme est une procédure de planification et de révision
annuelle combinée avec une procédure annuelle de revue du
budget et de développement. A cet égard, le CA devra:
- S'assurer qu'une procédure soit mise en oeuvre
et maintenue pour faciliter une revue annuelle coordonnée des opérations
ainsi que le développement du budget opérationnel;
- Réserver suffisamment de temps de discussion au CA, annuellement,
pour revoir les performances des années précédentes
en regard des buts à court et à long terme;
- Coordonner les buts et objectifs à court et long termes
avec l'allocation annuelle des ressources opérationnelles
et de capital; et
- Approuver l'allocation des ressources pour le budget opérationnel
de l'année suivante.
Budget opérationnel annuel (et budget des capitaux, si nécessaire)
- Le CA s'assurera que les opérations annuelles de l'association
sont conduites et contrôlées, maintenues à l'intérieur
des paramètres financier établis par un budget opérationnel
annuel. A cet égard, le CA s'assurera que:
- Le budget soit développé, revu et approuvé
avant le début de chaque année fiscale;
- Le trésorier, en tant qu'officier principal de l'ACVL/HPAC,
a la responsabilité et l'autorité de guider le développement
et surveiller l'exécution des systèmes financiers d'opérations
et de constats qui supporteront l'information, la planification financière
et le contrôle en général, besoin pour la
gouvernance de l'ACVL/HPAC;
- Le trésorier a l'autorité de diriger, surveiller
et ajuster la direction journalière du budget opérationnel
annuel approuvé incluant la création de systèmes
de prises de données et/ou de contrôles, de formats de rapports
et d'horaires et d'assigner des tâches reliées
à n'importe quelle fonction directive ou opérationnelle.
(Présentement fait par le Directeur administratif); et
- Un horaire approprié soit établi au moins annuellement
dans le but de recevoir des rapports et des papiers sur les sources et
les usages des fonds et des ressources de l'ACVL/HPAC de façon
à assurer le fonctionnement prudent et financièrement solide
de l'association et de toutes ses activités.
Le budget capital
- Le CA développera une politique au sujet des dépenses
de capitaux et établira un montant au-dessus duquel les articles
acquis sont considérés des acquisitions de capital plutôt
que des dépenses d'opérations.
- Dans le cas d'acquisitions planifiées d'équipement
de bureau ou d'autre actif fixe, le CA requièrera le développement
et la maintenance d'un budget des actifs tel que nécessaire
pour s'assurer que des acquisitions de capitaux significatives ne
soient pas cachées ou enterrées dans le budget opérationnel
annuel et, par conséquent, soient perdues dans l'inventaire
annuel et en tant qu'actifs comptables
Procédures et procédés financiers
- En accord avec plus haut, le CA requièrera (soit de son propre
chef ou par délégation à la structure administrative
présente) que les mécanismes de contrôle, les procédés
et les procédures financières appropriées soient
établies et maintenues. A cet égard, le trésorier,
en tant que chef financier du CA, s'assurera que les systèmes
et procédures reliées aux finances, une fois testées
et considérées fonctionnelles, soient adéquatement
décrites et documentées de façon à préserver
la continuité financière et le contrôle des opérations
d'année en année. Une telle documentation sera intégrée
dans la documentation d'ensemble des procédures et politiques
de l'ACVL/HPAC.
- Le CA publiera annuellement, à l'intention des membres,
un compte-rendu de l'état financier de l'association
et des opérations avec des prédictions pour l'année
fiscale suivante afin de maintenir la transparence financière
dans toutes ses activités.
- Les paiements en trop devraient être réglés par un remboursement immédiat, précédé d'un appel par le directeur administratif.
- $10 de frais standard pour fonds insuffisants à être payé par la partie en faute.
- Les paiements insuffisants ne devraient pas être acceptés jusqu'à ce que le montant correct soit envoyé, que ce soit par une école ou un membre.
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